detail

A) Samostatná působnost

1. koordinuje spisovou službu MML; zpracovává metodiku provozu elektronického systému spisové služby; metodicky dohlíží na dodržování spisového řádu na jednotlivých odborech; provozuje podatelny a spisovny magistrátu; provádí archivování a skartace písemných materiálů, technické dokumentace a projektů; eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům, odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města;

2. archivuje originály smluv uzavíraných SML;

3. zajišťuje provoz recepcí a infopointů MML, podává informace a poskytuje formuláře a infomateriály;

4. připravuje informační materiály o činnostech MML a návody pro veřejnost;

5. zajišťuje obsahovou náplň elektronických komunikačních vazeb mezi MML a veřejností (SMS kanály, internet, webové portály atd.);

6. zajišťuje tvorbu výročních zpráv o činnosti MML;

7. zajišťuje centrální evidenci podaných žádostí o informace, garantuje jejich vyřízení dle zákona 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím a vypracovává výroční zprávy dle zákona č. 106/1999 Sb.

8. zajišťuje telefonické spojení veřejnosti s MML;

9. zajišťuje vyřizování úředních záležitostí a pohyb občanů s handicapem v budovách MML;

10. zajišťuje zveřejnění vyhlášek a úředních písemností na úředních deskách a veřejných výlepových plochách, zajišťuje vyvěšení informací o aktuálních akcích a jednáních s veřejností v budově radnice;

11. vede evidenci zápůjček klíčů v budovách MML.

B) Přenesená působnost

Zajišťuje provoz spisoven a péči o spisový materiál (přebírání materiálů z jednotlivých odborů do ústřední spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic, vedení evidence zapůjčených písemností v zápůjční knize, každoroční skartaci materiálů s prošlou archivační lhůtou ve spolupráci s příslušným státním archivem).