Garantuje provoz elektronických systémů spisové služby, provozuje podatelnu a spisovnu magistrátu, eviduje a archivuje smlouvy, zajišťuje provoz recepcí a infopointů MML, zajišťuje ústřednu. Dále zajišťuje zveřejněnování vyhlášek a úředních písemností na úředních deskách, eviduje žádosti o informace dle zákona 106/1999 Sb.

A) Samostatná působnost

1. koordinuje spisovou službu MML; garantuje provoz elektronických systémů spisové služby; metodicky dohlíží na dodržování spisového řádu na jednotlivých odborech; provozuje podatelny a spisovny magistrátu; provádí archivování a skartace písemných materiálů, technické dokumentace a projektů; eviduje datové zprávy doručené prostřednictvím datové schránky města a předává je příslušným odborům, odesílá dokumenty, připravené k vypravení prostřednictvím datové schránky města;

2. eviduje a archivuje originály smluv uzavíraných SML;

3. zajišťuje provoz recepcí a infopointů MML, včetně evidence návštěv, podávání informací a poskytování formulářů a infomateriálů;

4. připravuje informační materiály o činnostech MML a návody pro veřejnost;

5. zajišťuje obsahovou náplň elektronických komunikačních vazeb mezi MML a veřejností (SMS kanály, internet, webové portály atd.);

6. zajišťuje tvorbu výročních zpráv o činnosti MML;

7. zajišťuje centrální evidenci podaných žádostí o informace, garantuje jejich vyřízení dle zákona 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím;

8. zajišťuje telefonické spojení veřejnosti s MML včetně souvisejících informačních služeb (call centra, SMS kanály atp.);

9. zajišťuje vyřizování úředních záležitostí a pohyb občanů s handicapem v budovách MML; 

10. zajišťuje zveřejnění vyhlášek a úředních písemností na úředních deskách a veřejných výlepových plochách, zajišťuje vyvěšení informací o aktuálních akcích a jednáních s veřejností v budově radnice;

11. je garantem uzavírání budov MML a vede evidenci klíčů vydaných v budovách MML.

B) Přenesená působnost

1. zajišťuje provoz spisoven a péči o spisový materiál (přebírání materiálů z jednotlivých odborů do ústřední spisovny, uložené předepsaným způsobem do archivačních krabic, vedení evidence zapůjčených písemností v zápůjční knize, každoroční skartaci materiálů s prošlou archivační lhůtou ve spolupráci s příslušným státním archivem).

2. rozhoduje ve správním řízení o odvolání proti rozhodnutí MO Vratislavice n. N. o neposkytnutí informací dle zákona č. 106/1999 Sb., jakož i o stížnostech na úseku poskytování informací úřadem MO.